Privacyverklaring

RUDIQ · versie 1.0 · laatst bijgewerkt 2 juni 2026

RUDIQ B.V., hierna te noemen RUDIQ, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beveiligen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze website, contactformulieren, communicatie, demo-aanvragen, brochure-aanvragen, adviesdiensten en toekomstige softwarediensten rondom TPM Digital.

1. Contactgegevens

RUDIQ B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

RUDIQ verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze website, diensten of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• adresgegevens van de organisatie;
• gegevens die u zelf invult in een contactformulier, demo-aanvraag of bericht;
• communicatiegegevens, zoals e-mails, gespreksnotities en afspraken;
• gegevens met betrekking tot offertes, overeenkomsten, facturatie en administratie;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaat type en websitegebruik;
• gegevens over uw interesse in onze diensten, zoals TPM Digital, pilots, demo's of adviestrajecten.

Wij verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religie, politieke voorkeur, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige persoonsgegevens.

3. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en dienstverlening hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd.

Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@rudiq.nl. Dan verwijderen wij deze gegevens.

4. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

RUDIQ verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om contact met u op te nemen naar aanleiding van een vraag, contactformulier of aanvraag;
• om informatie te versturen over RUDIQ, TPM Digital, demo's, pilots of samenwerkingen;
• om afspraken te plannen en op te volgen;
• om offertes, overeenkomsten en facturen op te stellen;
• om onze diensten uit te voeren;
• om klantrelaties en zakelijke contacten te beheren;
• om onze website en communicatie te verbeteren;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratie;
• om de veiligheid en werking van onze website, systemen en software te waarborgen;
• om u te informeren over wijzigingen in onze diensten of producten.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor is volgens de AVG. De belangrijkste grondslagen zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer wij een demo, pilot, adviestraject, implementatie of softwaredienst uitvoeren.

Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld voor normaal zakelijk contact, relatiebeheer, verbetering van onze website en diensten, beveiliging van systemen en opvolging van zakelijke aanvragen.

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor administratie, facturatie en fiscale bewaarplichten.

Toestemming

Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of wanneer wij cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

RUDIQ neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen.

Dit betekent dat er geen besluiten worden genomen door computerprogramma's of systemen zonder menselijke tussenkomst die grote gevolgen hebben voor betrokkenen.

7. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

RUDIQ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij kunt u denken aan:

• beveiligde verbindingen via SSL;
• toegangsbeveiliging tot systemen;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• gebruik van betrouwbare hosting-, software- en IT-partners;
• interne afspraken over vertrouwelijkheid;
• beveiliging van accounts en systemen;
• regelmatige controle en verbetering van onze processen.

Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact met ons op via info@rudiq.nl.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

RUDIQ kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Wij kunnen gebruikmaken van:

Functionele cookies

Deze zijn nodig om de website goed te laten werken.

Analytische cookies

Deze helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, zodat wij deze kunnen verbeteren.

Marketing- of trackingcookies

Deze worden alleen gebruikt als wij hiervoor toestemming vragen, bijvoorbeeld via een cookiebanner.

Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over het gebruik van cookies. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming.

U kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van uw browser.

Op onze website kunnen cookies of technieken worden gebruikt van derde partijen, zoals:

• Google Analytics;
• Google Ads;
• LinkedIn;
• Microsoft Clarity;
• andere marketing- of analysetools, indien wij deze gebruiken.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

RUDIQ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. De AVG gaat uit van het principe dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig is voor het doel van de verwerking.

Wij hanteren in hoofdlijnen de volgende bewaartermijnen:

Gegevenssoort	Bewaartermijn
Contactformulieren en algemene vragen	maximaal 2 jaar na laatste contact
Demo- en brochure-aanvragen	maximaal 2 jaar na laatste contact
Offertes en zakelijke communicatie	maximaal 7 jaar indien administratief relevant
Klant- en contractgegevens	gedurende de samenwerking en daarna maximaal 7 jaar
Factuur- en administratiegegevens	7 jaar vanwege fiscale bewaarplicht
Nieuwsbriefgegevens	totdat u zich uitschrijft
Website- en analytische gegevens	afhankelijk van cookie-instellingen en gebruikte tools

10. Delen van persoonsgegevens met derden

RUDIQ verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Wij kunnen persoonsgegevens delen met bijvoorbeeld:

• hostingpartijen;
• websitebeheerder;
• softwareontwikkelpartner;
• e-mailprovider;
• boekhouder of accountant;
• CRM- of administratiesoftware;
• IT- en beveiligingsleveranciers;
• juridische of financiële adviseurs;
• partijen die nodig zijn voor uitvoering van een overeenkomst.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik van gegevens. Waar nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

11. Gebruik van TPM Digital

Wanneer u gebruikmaakt van TPM Digital, of wanneer wij een demo, pilot of implementatie uitvoeren, kunnen aanvullende afspraken nodig zijn over de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval kunnen onder andere afspraken worden gemaakt over:

• welke persoonsgegevens in TPM Digital worden verwerkt;
• wie verwerkingsverantwoordelijke en/of verwerker is;
• beveiliging en toegangsrechten;
• gebruikersrollen en autorisaties;
• logging en systeemgebruik;
• bewaartermijnen;
• ondersteuning en support;
• eventuele subverwerkers;
• rechten van betrokkenen.

Bij gebruik van TPM Digital als softwareplatform kan een aparte verwerkersovereenkomst nodig zijn tussen RUDIQ en de klant.

12. Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, informatieaanvraag of demo-aanvraag, kunnen wij uw gegevens gebruiken om u relevante informatie te sturen over RUDIQ, TPM Digital, events, ontwikkelingen of diensten.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen via info@rudiq.nl.

13. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om:

• uw toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• beperking van verwerking te vragen;
• gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt een verzoek sturen naar info@rudiq.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te bevestigen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

14. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@rudiq.nl. Wij proberen samen tot een passende oplossing te komen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

RUDIQ behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.